PIT-28 to roczne zeznanie dla osób, które rozliczają przychody ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W praktyce najczęściej dotyczy to przedsiębiorców, freelancerów i osób wynajmujących prywatnie mieszkanie, a największe znaczenie mają tu trzy rzeczy: termin, poprawna stawka i dobrze policzone odliczenia. Ja patrzę na ten formularz jak na prostszy rachunek podatkowy, ale tylko wtedy, gdy od początku wiadomo, co wolno odjąć, a czego nie.
Najważniejsze informacje o PIT-28 w skrócie
- PIT-28 składasz po rozliczeniu przychodów objętych ryczałtem, zwykle od 15 lutego do 30 kwietnia.
- W trakcie roku płacisz ryczałt miesięcznie albo kwartalnie, a za grudzień lub ostatni kwartał do 20 stycznia.
- Na ryczałcie nie rozliczasz kosztów, ale od przychodu możesz odliczyć m.in. składki społeczne i 50% składki zdrowotnej.
- Twój e-PIT nie zaakceptuje PIT-28 automatycznie, trzeba go sprawdzić i zatwierdzić samodzielnie.
- Przy najmie prywatnym do 100 000 zł stosuje się zwykle 8,5%, a od nadwyżki 12,5%.
Czym jest PIT-28 i kiedy go potrzebujesz
Jeżeli ktoś mówi o ryczałcie, chodzi o podatek liczony od przychodu, a nie od dochodu. To ważna różnica, bo przy takiej formule wydatki na działalność nie obniżają podatku, więc koszty sprzętu, usług księgowych czy remontów nie działają tak jak w rozliczeniu na skali. Stawka zależy od rodzaju przychodu, dlatego ten sam formularz może obejmować zupełnie inne sytuacje, od freelancera po właściciela mieszkania na wynajem.
W praktyce PIT-28 jest rocznym domknięciem tego, co działo się w trakcie roku: sumujesz przychody, uwzględniasz odliczenia i sprawdzasz, czy po wpłatach nie wyszła dopłata albo nadpłata. To dlatego formularz jest wygodny dla osób z prostszą strukturą przychodów, ale mniej łaskawy dla tych, którzy mają wysokie koszty. Gdy to rozróżnienie jest jasne, dużo łatwiej ocenić, czy w ogóle jesteś właściwą osobą do tego zeznania.
Gdy to rozróżnienie jest jasne, dużo łatwiej ocenić, czy w ogóle jesteś właściwą osobą do tego zeznania.
Kto składa ten formularz, a kto musi wybrać inną ścieżkę
PIT-28 składa się nie tylko przy jednoosobowej działalności. Z mojej perspektywy najczęściej trafiają tu trzy grupy: osoby prowadzące działalność gospodarczą na ryczałcie, podatnicy rozliczający najem prywatny oraz wspólnicy spółek cywilnych i jawnych, które nie są podatnikiem CIT. Osobnym przypadkiem jest PIT-28S, używany przez przedsiębiorstwo w spadku.
| Sytuacja | Co składasz | Co zapamiętać |
|---|---|---|
| Jednoosobowa działalność na ryczałcie | PIT-28 | Rozliczasz przychód, nie koszty. |
| Spółka cywilna lub jawna niebędąca podatnikiem CIT | PIT-28 każdego wspólnika | Wspólnicy rozliczają swoje części przychodów. |
| Przedsiębiorstwo w spadku | PIT-28S | To odrębny, szczególny przypadek. |
| Najem prywatny | PIT-28 | Przychód z najmu prywatnego rozliczasz ryczałtem. |
| Skala podatkowa lub podatek liniowy | PIT-36 lub PIT-36L | To już inny sposób opodatkowania. |
Jeśli prowadzisz spółkę, pamiętaj też o jednej praktycznej rzeczy: o wyborze ryczałtu muszą zdecydować wszyscy wspólnicy. Jeżeli rozliczasz działalność na skali albo liniowo, ten formularz Cię po prostu nie dotyczy. I odwrotnie, jeśli w trakcie roku płacisz ryczałt, nie wrzucasz tych przychodów do PIT-36 tak jak zwykłego dochodu. Gdy już wiadomo, kto jest po właściwej stronie, zostaje temat terminów, bo tu spóźnienie kosztuje najwięcej nerwów.
Terminy, których nie można przegapić
Najmniej problemów widzę wtedy, gdy podatnik traktuje ten termin jak kalendarzowy obowiązek, a nie coś do załatwienia przy okazji. W 2026 r. roczne zeznanie PIT-28 za 2025 r. składasz od 15 lutego do 30 kwietnia. Jeśli wyślesz je wcześniej, urząd i tak uzna datę złożenia za 15 lutego, więc nie ma sensu polować na wyprzedzenie systemu.
| Czynność | Termin | Praktyczna uwaga |
|---|---|---|
| Wpłata ryczałtu miesięcznego | Do 20. dnia następnego miesiąca, za grudzień do 20 stycznia | To najczęstszy wariant w działalności. |
| Wpłata ryczałtu kwartalnego | Do 20. dnia miesiąca po kwartale, za ostatni kwartał do 20 stycznia | Ten wariant jest tylko dla spełniających warunki. |
| Złożenie PIT-28 | Od 15 lutego do 30 kwietnia | Przed terminem również liczy się jako 15 lutego. |
| Wpłata w trakcie roku | Symbol PPE | Przy przelewie wybierz właściwy symbol formularza. |
| Dopłata z zeznania rocznego | Symbol PIT-28 | To ważne przy finalnym rozliczeniu. |
Ryczałt kwartalny możesz stosować tylko wtedy, gdy zaczynasz działalność albo gdy Twoje przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły równowartości 200 000 euro. Warto też pamiętać, że Twój e-PIT nie zaakceptuje PIT-28 automatycznie, więc ten formularz trzeba samodzielnie sprawdzić i zatwierdzić. Kiedy terminy są już opanowane, przechodzę do samego wypełniania, bo tu najłatwiej zgubić stawkę albo załącznik.
Jak wypełnić formularz krok po kroku
Ja zaczynam od ewidencji, nie od formularza. Jeśli najpierw wpiszesz dane do systemu, a dopiero potem zaczniesz szukać stawek i załączników, bardzo łatwo zrobić błąd, który później widać dopiero po wysyłce.
- Zbierz przychody według źródeł i stawek - osobno potraktuj działalność, najem prywatny i inne przychody objęte ryczałtem.
- Sprawdź wpłaty w trakcie roku - porównaj zaliczki miesięczne lub kwartalne z ewidencją i upewnij się, że nic nie zostało pominięte.
- Wpisz odliczenia - najpierw składki społeczne, potem 50% zapłaconych składek zdrowotnych, a dalej ulgi, które faktycznie Ci przysługują.
- Dodaj właściwe załączniki - przy ulgach zwykle pojawia się PIT/O, przy przychodach z najmu lub działalności w zależności od sytuacji odpowiednie załączniki źródłowe.
- Wybierz kanał złożenia - Twój e-PIT, e-Deklaracje albo wersję papierową, jeśli tak jest Ci wygodniej.
- Wyślij i pobierz UPO - bez potwierdzenia wysyłki nie warto zakładać, że sprawa jest zamknięta.
W usłudze Twój e-PIT część danych może być już uzupełniona, ale nie traktowałbym tego jako gotowego rozwiązania. Jeśli masz przychody z działalności prowadzonej w formie spółki, system może dołączyć PIT-28/B automatycznie po wprowadzeniu danych do kreatora. To wygodne, ale i tak trzeba sprawdzić, czy kwoty zgadzają się z ewidencją. Taki porządek zmniejsza ryzyko, że podatek policzy się poprawnie tylko „na oko”. Następny krok to odliczenia, bo one realnie wpływają na kwotę końcową.
Co można odliczyć, a czego przy ryczałcie nie odzyskasz
Na ryczałcie nie ma kosztów uzyskania przychodu, ale nie znaczy to, że rozliczenie jest puste po stronie ulg. Najważniejsza praktyczna korzyść to odliczenie 50% zapłaconych składek zdrowotnych; do tego dochodzą m.in. składki społeczne, IKZE, darowizny, ulga rehabilitacyjna, termomodernizacyjna, internetowa czy odliczenie straty, jeśli spełniasz warunki. Przy IKZE w 2026 r. limit wpłat wynosi 11 304 zł, a dla osób prowadzących działalność 16 956 zł.
| Rodzaj odliczenia | Czy zwykle działa przy PIT-28 | Co zapamiętać |
|---|---|---|
| Składki społeczne | Tak | Odliczasz je, jeśli nie zostały już rozliczone gdzie indziej. |
| Składki zdrowotne | Tak | W ryczałcie odliczasz 50% zapłaconych składek. |
| IKZE | Tak | Obowiązuje limit wpłat, w 2026 r. 11 304 zł albo 16 956 zł. |
| Darowizny, ulga internetowa, termomodernizacyjna, rehabilitacyjna | Tak, jeśli spełniasz warunki | Tu liczy się dokumentacja i limit ustawowy dla danej ulgi. |
| Ulga na dzieci | Zwykle nie od samego ryczałtu | Może działać, jeśli masz też inne dochody opodatkowane skalą. |
| Wspólne rozliczenie małżonków | Co do zasady nie | Wyjątek pojawia się przy tzw. zerowym PIT-28. |
| 1,5% dla OPP | Tak | Możesz wskazać organizację pożytku publicznego w zeznaniu. |
| Strata z lat poprzednich | Tak, w odpowiednim zakresie | Warto to sprawdzić, jeśli wcześniej działalność była nierentowna. |
Nie próbuj na siłę wpisać tu kosztów remontu, sprzętu czy usług, bo ryczałt po prostu tak nie działa. Przy działalności z różnymi stawkami odliczenia od przychodów rozdziela się proporcjonalnie do udziału tych przychodów, więc trzeba pilnować ewidencji, a nie tylko końcowej sumy. To prowadzi do pytania, kiedy ryczałt w ogóle się opłaca.
Kiedy ryczałt ma sens, a kiedy lepiej sprawdza się inna forma
Ryczałt nie jest automatycznie najlepszy ani najgorszy. Dla osoby z niskimi kosztami i prostą strukturą przychodów bywa bardzo wygodny, bo księgowość jest lżejsza i łatwiej przewidzieć podatek. Gdy jednak wydatki są wysokie, rozliczenie kosztowe na skali albo liniowo często daje większą elastyczność. Ja zwykle patrzę na to tak: im mniej kosztów do odjęcia, tym większy sens ma uproszczona forma.
| Forma | Kiedy pasuje najlepiej | Największy minus |
|---|---|---|
| PIT-28 | Gdy masz przychody objęte ryczałtem i niskie koszty | Nie rozliczasz kosztów działalności. |
| PIT-36 | Gdy rozliczasz się na skali i chcesz wykorzystać koszty | Więcej zmiennych i więcej obliczeń. |
| PIT-36L | Gdy prowadzisz działalność i wolisz podatek liniowy | Brak wspólnego rozliczenia małżonków. |
Przy najmie prywatnym sprawa jest prostsza, bo ryczałt jest tu standardem. Do 100 000 zł przychodów w roku stosuje się zwykle 8,5%, a od nadwyżki 12,5%; przy małżonkach z wspólnością majątkową i oświadczeniem o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich obowiązuje wyższy limit 200 000 zł. Jeśli Twoja sytuacja zmienia się w ciągu roku, nie zakładaj z góry, że jeden formularz pasuje do wszystkiego. Wystarczy jeden przychód z innego źródła albo inny status działalności, żeby rozliczenie wyglądało inaczej.
Zanim wyślesz zeznanie, sprawdź te trzy rzeczy
Na końcu robię zawsze ten sam szybki przegląd, bo to oszczędza najwięcej czasu przy ewentualnej korekcie: czy wszystkie przychody są przypisane do właściwej stawki, czy odliczenia nie zostały wpisane dwa razy i czy załączniki zgadzają się z tym, co faktycznie masz w ewidencji. W praktyce to właśnie te trzy punkty odróżniają spokojne złożenie PIT-28 od późniejszego poprawiania deklaracji.
- Sprawdź stawki - przy kilku rodzajach przychodów łatwo przypisać wszystko do jednego procentu.
- Zweryfikuj odliczenia - szczególnie składki zdrowotne, IKZE i ulgi, które masz tylko przy spełnionych warunkach.
- Upewnij się, że wysyłka jest potwierdzona - bez UPO albo innego potwierdzenia zeznanie nadal potrafi „wisieć” w systemie.
Jeżeli potraktujesz ten formularz jak prostą checklistę, a nie jak jednorazowy obowiązek na ostatnią chwilę, rozliczenie ryczałtu zwykle przebiega bez nerwów. A to w podatkach naprawdę robi różnicę.
