Jak zatrudnić Ukraińca? Praktyczny przewodnik po legalnych procedurach

Zatrudnianie pracowników z Ukrainy w Polsce stało się powszechną praktyką, zwłaszcza po wydarzeniach z 24 lutego 2022 roku. Wiele firm poszukuje praktycznych wskazówek, jak legalnie i sprawnie przeprowadzić ten proces. Ten artykuł stanowi kompleksowy przewodnik, który krok po kroku wyjaśni wszystkie niezbędne procedury, rozwiewając wątpliwości i ułatwiając zatrudnienie obywateli Ukrainy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zatrudnienie pracownika z Ukrainy: Co każdy pracodawca musi wiedzieć?

Uproszczone zasady na wagę złota: Jak specustawa ułatwia zatrudnienie?

Specustawa, formalnie ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, znacząco ułatwia zatrudnienie obywateli Ukrainy, którzy znaleźli się w Polsce po 24 lutego 2022 roku. Przepisy te legalizują ich pobyt i pracę, wprowadzając uproszczone procedury. Co istotne, zgodnie z ostatnimi zmianami, legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce został przedłużony do 30 września 2025 roku. Kluczowym elementem tej uproszczonej ścieżki jest obowiązek pracodawcy złożenia elektronicznego "Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Jest to podstawowy dokument legalizujący zatrudnienie w ramach specustawy, który należy złożyć w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez kandydata.

Kogo dokładnie dotyczą specjalne przepisy? Sprawdź, czy Twój kandydat się kwalifikuje

Specjalne, uproszczone przepisy dotyczące zatrudnienia dotyczą przede wszystkim obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi od 24 lutego 2022 roku i których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest legalny. Legalność pobytu można potwierdzić na kilka sposobów, na przykład poprzez okazanie przez kandydata ważnego dokumentu podróży (paszportu) z wpisaną przez Straż Graniczną datą wjazdu do Polski po 24 lutego 2022 roku, zaświadczenie o objęciu ochroną czasową wydane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców, a także poprzez status "UKR" widoczny w aplikacji mObywatel lub Diia.pl. Pracodawca ma obowiązek zweryfikować jeden z tych dokumentów przed nawiązaniem stosunku pracy.

Powiadomienie o powierzeniu pracy: kluczowy obowiązek, o którym nie możesz zapomnieć

Złożenie "Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" to absolutnie kluczowy krok, który musi wykonać każdy pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy na uproszczonych zasadach. Jest to elektroniczny formularz dostępny na portalu praca.gov.pl. Pracodawca ma na to 14 dni od dnia, w którym pracownik faktycznie rozpoczął wykonywanie pracy. Niezłożenie tego powiadomienia w ustawowym terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla pracodawcy, a co najistotniejsze praca wykonywana przez obywatela Ukrainy bez tego dokumentu będzie uznana za nielegalną. Jest to zatem formalność, której nie można pominąć ani zlekceważyć.

Przewodnik krok po kroku: Jak legalnie zatrudnić Ukraińca?

Etap 1: Weryfikacja dokumentów co sprawdzić, by uniknąć problemów z legalnością pobytu?

Zanim jeszcze podpiszesz umowę z kandydatem z Ukrainy, musisz upewnić się co do legalności jego pobytu w Polsce. Kluczowe dokumenty, które należy zweryfikować, to:

• Paszport z pieczątką wjazdową: Sprawdź, czy data wjazdu do Polski przypada po 24 lutego 2022 roku.
• Zaświadczenie o objęciu ochroną czasową: Wydawane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.
• Status UKR w aplikacji mObywatel lub Diia.pl: Jest to cyfrowy dowód potwierdzający legalność pobytu.
• Inne dokumenty pobytowe: W niektórych przypadkach może to być np. karta pobytu lub inne dokumenty potwierdzające prawo do legalnego pobytu w Polsce.

Dokładna weryfikacja tych dokumentów to podstawa, aby uniknąć późniejszych problemów z ZUS czy inspekcją pracy.

Etap 2: Umowa, która chroni obie strony dlaczego tłumaczenie jest kluczowe?

Po pozytywnej weryfikacji dokumentów, kolejnym krokiem jest zawarcie umowy. Może to być umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna, na przykład umowa zlecenie. Ważne jest, aby warunki zatrudnienia były nie mniej korzystne niż te przewidziane dla pracowników z Polski. Absolutnie kluczowe jest również to, aby umowa została przetłumaczona na język zrozumiały dla pracownika, najczęściej jest to język ukraiński. Tłumaczenie zapewnia, że pracownik w pełni rozumie swoje prawa i obowiązki, co jest fundamentalne dla ochrony jego praw pracowniczych i uniknięcia nieporozumień w przyszłości.

Etap 3: Zgłoszenie online przez praca.gov.pl praktyczna instrukcja wypełnienia powiadomienia

Gdy umowa jest już gotowa, a pracownik rozpoczął pracę, musisz niezwłocznie przejść do formalności online. Oto kroki, które należy podjąć:

1. Zaloguj się do portalu praca.gov.pl: Użyj Profilu Zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
2. Wybierz odpowiedni formularz: Znajdź i otwórz formularz "Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" (PSZ-PPWPU).
3. Wypełnij dane pracodawcy: Podaj pełne dane Twojej firmy.
4. Wypełnij dane pracownika: Wprowadź dane identyfikacyjne obywatela Ukrainy, w tym jego numer PESEL (jeśli go posiada).
5. Podaj informacje o pracy: Określ stanowisko, rodzaj pracy, datę rozpoczęcia pracy oraz wynagrodzenie.
6. Zatwierdź i wyślij: Po dokładnym sprawdzeniu wszystkich danych, wyślij formularz. Potwierdzenie złożenia powiadomienia otrzymasz elektronicznie.

Pamiętaj, że ten krok jest absolutnie niezbędny do legalizacji zatrudnienia w ramach specustawy.

Etap 4: Zgłoszenie do ZUS jak i kiedy dopełnić formalności ubezpieczeniowych?

Po złożeniu powiadomienia o pracę, kolejnym ważnym obowiązkiem jest zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika. Proces ten odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku zgłaszania obywateli Polski. Niezbędne jest posiadanie przez pracownika numeru PESEL, który jest kluczowy do prawidłowego przeprowadzenia procedury zgłoszeniowej w ZUS.

Niezbędne formalności po stronie pracodawcy: O czym jeszcze musisz pamiętać?

Badania lekarskie i szkolenie BHP: Czy obowiązują te same zasady co dla Polaków?

Tak, pracownicy z Ukrainy podlegają tym samym przepisom, co polscy pracownicy, w zakresie badań lekarskich i szkoleń BHP. Oznacza to, że pracownik musi przejść wstępne badania lekarskie przed dopuszczeniem do wykonywania pracy, a także odbyć odpowiednie szkolenie BHP. Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest zapewnienie tych szkoleń i badań, a także upewnienie się, że wszelkie instruktaże są przekazywane w języku zrozumiałym dla pracownika, aby zapewnić mu bezpieczeństwo i komfort pracy.

PESEL, konto bankowe, podatki: Jak pomóc pracownikowi w organizacji życia w Polsce?

Numer PESEL jest niezwykle ważny dla pracownika z Ukrainy, ponieważ jest on niezbędny do wielu formalności, w tym do zgłoszenia w ZUS, założenia konta bankowego czy załatwienia spraw urzędowych. Osoby objęte specustawą mają uproszczoną ścieżkę jego uzyskania. Warto również zasugerować pracownikowi pomoc w założeniu konta bankowego, co ułatwi mu codzienne funkcjonowanie i otrzymywanie wynagrodzenia. Kwestie związane z podatkami czyli zaliczką na podatek dochodowy są rozliczane na takich samych zasadach jak dla polskich pracowników, a pracodawca jest odpowiedzialny za ich terminowe odprowadzanie do urzędu skarbowego.

Prowadzenie akt osobowych: Jakie dokumenty musisz przechowywać?

pracownika z Ukrainy odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku pracowników polskich. W aktach osobowych powinny znaleźć się wszystkie kluczowe dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak:

• Umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna.
• Złożone "Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy".
• Dokumenty potwierdzające legalność pobytu pracownika.
• Zaświadczenia o ukończonych szkoleniach (np. BHP).
• Orzeczenia lekarskie.
• Wszelka dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia.

Staranne gromadzenie i przechowywanie tych dokumentów jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania personelem i zgodności z prawem pracy.

Koszty zatrudnienia pracownika z Ukrainy: Kalkulator pracodawcy

Wynagrodzenie i składki ZUS: Jak obliczyć całkowity koszt zatrudnienia?

Podstawowe koszty związane z zatrudnieniem pracownika z Ukrainy są zasadniczo takie same jak w przypadku pracownika polskiego. Obejmują one przede wszystkim:

• Wynagrodzenie brutto: Kwota ustalona w umowie, która stanowi podstawę do dalszych obliczeń.
• Składki ZUS po stronie pracodawcy: Obejmują one składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz składkę zdrowotną. Ich wysokość jest procentowo zależna od wynagrodzenia.
• Zaliczka na podatek dochodowy: Obliczana od wynagrodzenia pracownika po odliczeniu składek społecznych finansowanych przez pracownika.

Całkowity koszt zatrudnienia to suma tych elementów, powiększona o ewentualne dodatkowe koszty.

Ukryte wydatki: Tłumaczenia, wsparcie prawne i inne potencjalne koszty

Oprócz standardowych kosztów zatrudnienia, mogą pojawić się również wydatki dodatkowe, które warto wziąć pod uwagę:

• Tłumaczenie dokumentów: Koszt profesjonalnego tłumaczenia umowy o pracę lub innych ważnych dokumentów na język ukraiński.
• Wsparcie w załatwianiu formalności pobytowych: Jeśli pracownik potrzebuje pomocy w uzyskaniu lub przedłużeniu dokumentów pobytowych, mogą pojawić się koszty związane z doradztwem prawnym lub usługami agencji specjalizujących się w takich sprawach.
• Koszty związane z uzyskaniem zezwolenia na pracę: Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik nie jest objęty specustawą i wymaga standardowego zezwolenia na pracę.
• Opłaty rekrutacyjne: Jeśli korzystasz z usług agencji pracy do znalezienia kandydata.

Planowanie tych dodatkowych wydatków pozwoli na dokładniejsze oszacowanie budżetu.

Czy można uzyskać dofinansowanie? Sprawdź wsparcie z Urzędu Pracy

Warto pamiętać, że istnieją możliwości uzyskania wsparcia finansowego na zatrudnienie nowych pracowników. Urzędy pracy często oferują programy i dotacje na tworzenie nowych miejsc pracy, co może znacząco obniżyć początkowe koszty związane z zatrudnieniem obywatela Ukrainy. Warto skontaktować się z lokalnym urzędem pracy, aby dowiedzieć się o dostępnych formach pomocy i sprawdzić, czy Twoja firma kwalifikuje się do otrzymania dofinansowania.

Co jeśli pracownik nie jest objęty specustawą? Poznaj standardowe ścieżki

Zezwolenie na pracę typu A: Kiedy jest wymagane i jak je uzyskać?

W przypadku, gdy obywatel Ukrainy nie jest objęty przepisami specustawy (np. przyjechał do Polski na podstawie wizy pracowniczej, a nie w związku z konfliktem zbrojnym), a jego pobyt nie jest legalny w ramach innych uproszczonych procedur, konieczne może być uzyskanie standardowego zezwolenia na pracę typu A. Proces ten jest bardziej złożony i wymaga złożenia wniosku do właściwego wojewody, który analizuje rynek pracy w poszukiwaniu kandydatów z Polski lub Unii Europejskiej. Dopiero po stwierdzeniu braku możliwości znalezienia odpowiedniego pracownika na krajowym rynku, wojewoda może wydać zezwolenie na pracę dla cudzoziemca.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy: Alternatywa dla zezwolenia

Dla niektórych kategorii cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy, którzy nie podlegają specustawie, istnieje możliwość skorzystania z oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Jest to prostsza procedura niż uzyskanie zezwolenia na pracę typu A, ale ma swoje ograniczenia. Oświadczenie takie może być wydane na określony czas i dotyczy zazwyczaj prac o niższym stopniu skomplikowania. Jest to rozwiązanie, które pozwala na szybsze zatrudnienie, ale zawsze należy upewnić się, czy dany pracownik i rodzaj pracy kwalifikują się do tej procedury.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę: Kiedy pracownik musi je załatwić samodzielnie?

W sytuacjach, gdy pracownik planuje dłuższy pobyt i pracę w Polsce, często konieczne jest samodzielne ubieganie się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Jest to kompleksowy dokument, który pozwala na legalny pobyt i wykonywanie pracy przez określony czas. Proces ten wymaga złożenia wniosku do urzędu wojewódzkiego, a jego uzyskanie wiąże się z spełnieniem szeregu wymogów, w tym udokumentowaniem celu pobytu, stabilnego źródła dochodu i miejsca zamieszkania. Jest to ścieżka często wybierana przez osoby, które chcą na stałe związać swoją przyszłość zawodową z Polską.

Najczęstsze błędy i pułapki: Jak uniknąć kar i problemów prawnych?

Brak powiadomienia w terminie: Jakie są konsekwencje dla pracodawcy?

Jednym z najpoważniejszych błędów, jakie może popełnić pracodawca, jest niezłożenie "Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" w wymaganym terminie 14 dni. Konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe. Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę karę grzywny, a praca wykonywana przez obywatela Ukrainy będzie uznana za nielegalną. Może to prowadzić do nakazu natychmiastowego zaprzestania zatrudnienia, a także do innych sankcji prawnych i finansowych.

Zmiana warunków zatrudnienia: Kiedy musisz złożyć nowe powiadomienie?

Należy pamiętać, że zmiana pewnych warunków zatrudnienia pracownika z Ukrainy może wymagać złożenia nowego powiadomienia lub aktualizacji istniejącego. Dotyczy to sytuacji takich jak:

• Zmiana stanowiska pracy.
• Zmiana wymiaru czasu pracy (np. z pełnego na część etatu).
• Zmiana wysokości wynagrodzenia (jeśli jest to istotna zmiana).
• Zmiana pracodawcy w takim przypadku nowy pracodawca musi złożyć nowe powiadomienie.

W przypadku wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z pracownikiem urzędu pracy lub doradcą prawnym.

Koniec ochrony czasowej: Jak przygotować się na zmiany w przepisach i zadbać o ciągłość zatrudnienia?

Zbliżający się termin wygaśnięcia ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy (30 września 2025 roku) stanowi sygnał do przygotowania się na potencjalne zmiany w przepisach. Pracodawcy powinni aktywnie monitorować nowelizacje prawa i być gotowi na konieczność uzyskania standardowych zezwoleń na pracę i pobyt dla swoich pracowników, aby zapewnić ciągłość legalnego zatrudnienia. Wczesne przygotowanie i zaplanowanie kolejnych kroków pozwoli uniknąć nieprzewidzianych trudności i utraty cennych pracowników.

Przeczytaj również: Jak sprawdzić zatrudnienie w firmie? Rejestry i metody weryfikacji

Podsumowanie kluczowych informacji i dalsze kroki

Mam nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci zrozumieć, jak legalnie i sprawnie zatrudnić pracownika z Ukrainy w Polsce. Omówiliśmy kluczowe aspekty specustawy, procedury składania powiadomień, weryfikacji dokumentów, a także obowiązki pracodawcy związane z umową, zgłoszeniem do ZUS, badaniami lekarskimi i BHP. Teraz wiesz, jakie kroki należy podjąć, aby cały proces przebiegł zgodnie z prawem i bezproblemowo.

• Pamiętaj o kluczowym obowiązku złożenia "Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy" na praca.gov.pl w ciągu 14 dni od rozpoczęcia pracy.
• Zawsze dokładnie weryfikuj legalność pobytu kandydata przed podpisaniem umowy.
• Zadbaj o tłumaczenie umowy na język zrozumiały dla pracownika i przestrzegaj terminów zgłoszeń do ZUS.
• Monitoruj zmiany w przepisach, zwłaszcza w kontekście wygasania specustawy, aby zapewnić ciągłość zatrudnienia.

Z mojego doświadczenia wynika, że kluczem do sukcesu w procesie zatrudniania pracowników z zagranicy jest dokładność i terminowość. Choć na początku może wydawać się to skomplikowane, systematyczne podejście i stosowanie się do obowiązujących procedur gwarantuje legalność zatrudnienia i buduje dobre relacje z pracownikiem. Nie bój się pytać i korzystać z dostępnych zasobów, takich jak portale urzędowe czy wsparcie doradców.

Jakie są Twoje doświadczenia z zatrudnianiem pracowników z Ukrainy? Czy napotkałeś jakieś szczególne wyzwania lub znalazłeś skuteczne rozwiązania, którymi chciałbyś się podzielić? Zapraszam do dyskusji w komentarzach!